Wielozadaniowość – czy to naprawdę zaleta?

Rozmawia przez telefon, sprawdza tabelki w Excelu, miesza zupę, robi szybko notatkę, nastawia pralkę, ściąga dziecko wdrapujące się na regał, szykuje listę zakupów na jutro, odpowiada mężowi na pytanie o zgubione klucze, ładuje gary do zmywarki. I wszystko to jednocześnie. Prawdziwa mistrzyni multitaskingu.

Dzisiaj umiejętność robienia tysiąca rzeczy naraz to ogromna zaleta. A właściwie to wymóg narzucany przez szaleńczy tryb życia. W cenie jest coraz to wyższa efektywność, a skoro czas nie jest z gumy, trzeba wykorzystać dostępne zasoby do maksimum, nakładając poszczególne aktywności na siebie. Tylko czy taki sposób działania rzeczywiście dobrze wpływa na naszą produktywność?

Nawet sekunda nie umknie

Spraw do ogarnięcia nieustannie przybywa i też coraz więcej nowych zadań stawiamy przed sobą – masz pracować, ciągle się dokształcać, rozwijać, nie stać w miejscu i najlepiej każdego dnia zaskakiwać nowymi umiejętnościami albo chociaż móc się pochwalić niebanalnie spędzonym wolnym czasem. A krótka przebieżka po mediach społecznościowych pokazuje, że najwyraźniej wszyscy dookoła robią masakrycznie dużo rzeczy i jeszcze mają czas na dokumentowanie tych przygód. Więc poprzeczka idzie w górę, a jeśli nie chcesz łatki nieudacznika i lenia, nie wolno ci zwolnić. Musisz pędzić, bo na oddech pozwalają sobie tylko leserzy.

Zresztą, nawet jeśli ktoś uzna, że nie interesuje go bycie produktem współczesnych czasów, to bardzo często po prostu nie ma innego wyjścia. Multitasking to coś, czego wymaga wielu pracodawców, bo konkurencja na rynku ostra i wygrywa ten, kto zrobi coś szybciej, lepiej, taniej. W związku z tym ciężko prowadzić firmę tak, by pracownik mógł sobie w spokoju pracować nad jedną rzeczą; podkręcenie tempa wydaje się nieuniknione, w przeciwnym razie zmiecie nas z planszy. Więc zapomnijcie o spokoju. Albo wybierzcie go, ale za cenę pozostania wiecznie na dole.

Natłok obowiązków, ciągły tryb ASAP, multum spraw „na wczoraj” i ciągle wyskakujące niespodzianki wymagające nagłej reakcji – no nie da się tego zrobić inaczej niż w duchu multitaskingu. Musisz pracować na najwyższych obrotach, na 300 procent normy, bez wytchnienia, w stresie i z lękiem, że jak nie dasz rady, ktoś zdolniejszy zajmie twoje miejsce. A przecież czeka jeszcze praca w domu i inne sprawy do załatwienia.

Co na to nauka?

Czasy takie, że w którą stronę się nie obrócisz, zawsze jest coś do zrobienia. Bez przerwy coś absorbuje uwagę i zmusza do kolejnej aktywności. Czy jednak ta wielozadaniowość przynosi pożądane efekty? Jak się okazuje – niekoniecznie.

Podzielność uwagi jest możliwa, ale raczej nie działa, jeśli przez cały czas trzeba funkcjonować na takich zasadach. Można się zająć kilkoma rzeczami jednocześnie, może to nawet podnieść naszą efektywność, ale do czasu. Ludzki mózg bowiem nie lubi takiego rozpraszania koncentracji i woli się skupiać na jednym zadaniu. Multitasking od czasu do czasu – proszę bardzo. Ale w trybie ciągłym? Kończy się to spadkiem wydajności i marnotrawstwem czasu.

Po prostu niepotrzebnie próbujemy upchnąć w krótką jednostkę czasu wiele zadań. Przeskakiwanie między nimi to właśnie to marnotrawstwo. Profesor Earl Miller z MIT prowadził na ten temat badania, i wyszło z nich, że wykonywanie wielu czynności w tym samym czasie kończy się pełną dekoncentracją, a IQ może się wskutek tego obniżyć nawet o 10 punktów bazowych. Również w Wielkiej Brytanii i Australii przeprowadzano podobne doświadczenia i wnioski były bardzo podobne: multitasking obniża zdolności poznawcze, sprzyja nerwicy, pracujący wielowątkowo mózg jest jak po nieprzespanej nocy, a intelektualnie taki człowiek jest na poziomie kilkuletniego dziecka. Można więc powiedzieć, że multitasking, praktykowany na dłuższą metę, zwyczajnie ogłupia i obniża kompetencje.

Podobno możesz wszystko…

A jednak wielozadaniowość jest w pewnych kręgach bożkiem. To symbol XXI wieku i dowód na doskonałą organizację, koncentrację, bystrość umysłu, niewyczerpane pokłady energii i kreatywności. Robisz tysiąc rzeczy na minutę? Znaczy nie marnujesz czasu i to właśnie przed tobą rysuje się świetlana przyszłość! Nie musisz godzinami rzeźbić w jednym projekcie, nie odkładasz niczego na później, bo w trudnych warunkach, biedactwo, nie umiesz się skupić.

I często większą uwagę zwraca się na to, że ktoś jest zarobiony jak dzik i umie jednocześnie prowadzić konferencję, pisać raport, odpowiadać na maile współpracowników, szukać czegoś z bazie danych i szykować strategię dla nowego klienta, niż na to, czy wykonywane w ekspresowym tempie tryliardy zadań przedstawiają w ogóle jakąś jakość.

Oczywiście, są osoby które naprawdę potrafią być w kilku miejscach naraz, dla większości jednak multitasking jest ogromnie wyczerpujący. Ludzie dają radę, bo nie mają innego wyjścia, ale naprawdę dużo ich to kosztuje. Zdrowia, nerwów, czasu, samopoczucia. I choć wyniki pracy tak przemęczonych osób nierzadko są średnio zadowalające, to mimo wszystko lepszym rozwiązaniem wydaje się zmuszanie ludzi do jeszcze większego wysiłku niż pozwolenie im na relaks, by mogli podładować akumulatory. No bo skoro nie dają rady…

Tymczasem niewyrabianie z obowiązkami nie jest kwestią lenistwa czy niezaradności, ale wynika wprost z ludzkiej natury. Ludzki mózg ma problem z przeskakiwaniem z jednego zadania na drugie – to zwiększa ryzyko popełnienia błędu, człowiek staje się mniej uważny, nie skupia się na wykonywanej pracy, bo już myśli o następnej czynności. Choć wydaje się skoncentrowany i jak w transie, pyk, pyk, zręcznie przechodząc od jednego punktu do drugiego, w rzeczywistości traci cenny czas na „wejście w rolę” – powrót do wcześniejszej czynności wymaga czasu, by przypomnieć sobie, co to było, w którym miejscu stanęło, jak kontynuować przerwany wątek i ponownie się nad nim skupić. Trwa to dłużej niż robienie czegoś ciurkiem, z pełnym zaangażowaniem.

Jest ilość, nie ma jakości

Dlatego coraz częściej multitasking kojarzony jest z bylejakością. Bo cóż w tym cennego, że ktoś rozgrzebie dziesięć spraw, ale żadnej nie doprowadzi do końca albo odwali to po łebkach? Nie da się być w pełnej gotowości przez 24 godziny na dobę, a kto musi od rana do nocy dawać z siebie wszystko, w końcu pęknie. A to będzie ze szkodą i dla niego, i dla jego rodziny, i dla firmy, która straci swojego pracownika.

Multitasking nie jest także odpowiednią drogą dla osób, które chciałyby osiągnąć w czymś prawdziwe mistrzostwo. Wielozadaniowość się sprawdza, gdy końcowe wyniki mogą być przeciętne i ważniejsza jest liczba zakończonych spraw niż perfekcyjne wykonanie. Ale rzadko kiedy ludziom wystarcza coś na odczepnego, oczekują oni zwykle dobrej jakości. Specjaliści są przecież bardzo w cenie, trudno jednak dojść do takiego poziomu, jeśli po drodze coś rozprasza i kradnie czas.

Wielozadaniowość nie sprawdza się, gdy osiągnięcie celu wymaga naprawdę dużej koncentracji, precyzyjnego wykonania, bardzo specyficznych warunków pracy, czasu i zaangażowania. Sprawdza się przy rzeczach prostych albo takich, które ma się już tak obcykane, że ich wykonanie jest odruchowe.

Jak się chce, to jednak można

Nie to, że multitasking jest czystym złem, wpędza ludzi do grobu i odpowiada za wszystkie nieszczęścia współczesnego świata. Po prostu nie jest uniwersalną receptą na wyzwania codzienności. Bywa zabójczy dla pracowników i zaganianych rodziców, ale czasem może pomóc.

Liczy się bowiem to, co konkretnie chcemy połączyć. Jeśli wykonywane w tym samym czasie czynności angażują podobne obszary mózgu, jak na przykład prowadzenie samochodu i czytanie książki, szanse na sukces są niewielkie. Ale już bez większego trudu da się jednocześnie oglądać telewizję i ćwiczyć na stepperze albo prasować i rozmawiać przez telefon z koleżanką.

Łączenie zadań, które się ze sobą „nie gryzą”, to całkiem dobry sposób na efektywniejsze wykorzystanie czasu i tutaj rzeczywiście nie ma powodu, by zawsze trzymać się tylko jednej rzeczy. Ich połączenie może wręcz uprzyjemnić nudne czy męczące obowiązki – słuchając audiobooka z dobrą książką jakoś tak milej sprząta się w szafach i myje okna.

A gdyby tak inaczej?

Największym mitem wielozadaniowości jest przekonanie, że w jednej chwili ogarnia się kilka obowiązków. Najczęściej tych rzeczy wcale nie robi się równolegle – na upartego możesz podczas rozmowy telefonicznej pisać maila, ale tylko jednego, a nie dziesięć do wszystkich pracowników swojego działu. To złudzenie tworzy się właśnie dlatego, że bez przerwy skacze się po różnych obszarach, a zamknięcie kilku spraw trwa dłużej, niż gdy robi się je jedna po drugiej, co umacnia przekonanie o realizacji wielu obowiązków jednocześnie.

W sumie wszystko się sprowadza do umiejętnego zarządzania czasem i odejścia od myślenia, że im człowiek więcej ma na głowie, tym lepiej to o nim świadczy. Koniec końców najważniejszy jest wynik, a do niego można dojść różnymi sposobami. Kto się świetnie czuje w multitaskingu, może w nim pozostać, dla reszty korzystniejsze będzie planowanie etapowe, w czym pomaga na przykład Technika Pomodoro.

Co to takiego? Technika ta została opracowana w latach 80-tych ubiegłego wieku przez Francesco Cirillo, właśnie przy założeniu, że człowiek jest najwydajniejszy, kiedy skupia się na jednej tylko aktywności. Czas przeznaczony na pracę dzieli się na 25-minutowe interwały, a myk polega na tym, że przez owe 25 minut robi się wyłącznie tą zaplanowaną rzecz – żadnego sprawdzania poczty, zerkania na telefon, zajmowania się sprawami, które właśnie wpadły do głowy. Po krótkiej przerwie rozpoczyna się kolejny interwał, i kolejny, aż do wypełnienia dziennej normy. Bardzo to pomaga zwiększyć wydajność, choć niestety, nie zawsze da się tak pracować – płaczące dziecko ma w nosie, że to jeszcze nie jego interwał i musi poczekać, aż mama skończy inne zadanie.

Niemniej rozsądne planowanie dnia jest bardzo pomocne. Wystarczą choćby takie ogólne ramy czasowe, uwzględniające nieprzewidziane wydarzenia, i rozdzielanie obowiązków, gdzie to tylko możliwe. I sprawdzanie, w jakim trybie udało się osiągnąć najwięcej, bez nadmiernego stresu i względnie na luzie, a nie ledwie zipiąc. Ech, gdyby tylko to było takie proste…